Vous passez du temps à recopier des notes, à mettre à jour un tableau ou à ranger des informations d’un outil à l’autre ? Cet article s’adresse aux professionnels, salariés ou indépendants, qui gèrent des projets, des dossiers ou beaucoup de notes. La réponse courte : racontez à un assistant IA (un outil avec lequel on échange en langage courant, comme ChatGPT ou Claude) ce qui s’est passé, et demandez-lui de préparer le document. S’il est connecté à vos outils, c’est-à-dire autorisé à modifier vos fichiers ou votre tableau de suivi, il peut aussi l’enregistrer. Vous gardez la relecture et la validation.
Quelles tâches répétitives peut-on lui confier ?
Ce sont les tâches où l’on transforme une information brute en document propre :
- un compte rendu de réunion à partir de vos notes ;
- un journal des décisions d’un projet ;
- une liste de tâches ou un tableau de suivi à mettre à jour ;
- des informations en vrac à classer par thème.
Un signe qui ne trompe pas : vous faites des copier-coller entre deux outils, ou vous repoussez la mise à jour du tableau parce que c’est pénible.
Un exemple : le journal de SonecAI et la Roadmap
Pour suivre SonecAI, j’ai besoin de deux choses : un journal des décisions (ce qui a été décidé, et pourquoi) et une feuille de route avec les tâches de la semaine, que j’appelle la Roadmap.
Au départ, j’ai utilisé les solutions classiques : des tableurs à remplir à la main, et des outils de notes et de projets que j’ai trouvés difficiles à exploiter pour mon usage. Résultat : beaucoup de copier-coller, et des mises à jour qui prenaient plus de temps que le travail lui-même.
Aujourd’hui, je raconte à Soneca, mon assistant IA, ce qui a été décidé pendant la séance. Soneca rédige l’entrée du journal dans un format fixe (« décision, puis pourquoi »), la date et la range au bon endroit. Pour la Roadmap, une phrase suffit pour cocher une tâche ou en ajouter une. Soneca est connecté à mes outils de suivi, ce qui lui permet d’enregistrer ces modifications à ma demande.
Une précision importante : ce n’est pas une automatisation qui tourne seule. Rien n’est modifié sans que je le demande, et je vérifie ensuite que la décision, la date et le statut de la tâche correspondent à ma demande. Ce que je confie à l’IA, c’est la rédaction et le rangement, pas la décision. La façon dont j’ai fabriqué ces outils de suivi est racontée dans notre article sur les artefacts de Claude.
Que faut-il vérifier avant de lui confier vos documents ?
Deux précautions. D’abord, relisez toujours : un compte rendu peut avoir l’air impeccable et contenir une erreur. La CNIL rappelle que ces outils peuvent donner des résultats inexacts mais plausibles, et France Num cite les chiffres, les noms propres et les échéances parmi les points à vérifier.
Ensuite, ne transmettez que les informations que vous avez le droit de partager. Les noms de clients, les données personnelles (noms, adresses e-mail, voix) et les documents confidentiels demandent de la vigilance. Regardez les règles de votre entreprise et les conditions de l’outil, notamment la réutilisation de vos données, que l’on peut parfois désactiver. Pour un premier essai, choisissez des notes sans données sensibles. En cas de doute, demandez à votre référent informatique ou à la personne chargée de la protection des données.
Confiez à l’IA la rédaction et le rangement. Gardez la décision et la relecture.
Par où commencer ?
Choisissez un document que vous mettez à jour à la main chaque semaine. Collez-y vos notes en vrac, puis écrivez un prompt (on dit aussi une consigne), c’est-à-dire la demande qui dit à l’IA ce que vous attendez. Par exemple :
Tu es assistant de direction. Voici mes notes de réunion : [collez vos notes ici].
Rédige un compte rendu court, pour des collègues qui n’ont pas assisté à la réunion, en quatre parties :
- les décisions prises ;
- les actions à réaliser, avec le responsable et l’échéance ;
- les points encore à discuter ;
- la date de la prochaine réunion, si elle est indiquée.
Règles : n’ajoute aucune information absente des notes. Si un responsable ou une échéance manque, écris « à préciser ». À la fin, signale les passages dont tu n’es pas sûr.
Ce prompt réunit quatre ingrédients : un rôle, un destinataire, une structure et des règles. Notre guide sur ce qu’est l’IA et sur l’écriture d’un bon prompt explique comment les assembler.
Relisez, corrigez, puis comparez avec le temps que vous y passiez avant. Si le résultat vous convient, gardez le prompt : il resservira la semaine suivante.
Sources
- CNIL, « Les questions-réponses de la CNIL sur l’utilisation d’un système d’IA générative » (18 juillet 2024).
- France Num, « Compte rendu de réunion : comment utiliser l’IA pour transformer ses notes en plan d’actions » (fiche pratique, mise à jour le 27 octobre 2026).
